Artikel 1 – Allgemeines

1. Die Initiative für Heimat und Kultur Wincheringen e.V. (nachfolgend „IHKW“) verarbeitet personenbezogene Daten im Rahmen der Vereinsverwaltung, der Organisation des Vereinsbetriebs, der Öffentlichkeitsarbeit des Vereins und der Durchführung von Veranstaltungen.

2. Die personenbezogenen Daten werden unter Beachtung der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) sowie des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) verarbeitet, genutzt und gespeichert.

Artikel 2 – Verarbeitung personenbezogener Daten

1. Die IHKW verarbeitet personenbezogene Daten u.a. von Mitgliedern, Teilnehmerinnen und Teilnehmern am Vereinsbetrieb und Helfern bei Veranstaltungen in einem Dateisystem in nicht automatisierter Form, z.B. in Form von Excel- und/oder ausgedruckten Listen.

2. Im Rahmen des Mitgliedschaftsverhältnisses verarbeitet die IHKW insbesondere die folgenden Daten der Mitglieder: Vorname, Nachname, Anschrift (Straße, Hausnummer, PLZ, Ort), Geburtsdatum, Datum des Vereinsbeitritts, Bankverbindung, ggf. die Namen und Kontaktdaten der gesetzlichen Vertreter, Telefonnummern und E-Mailadressen und ggf. Funktionen im Verein.

Artikel 3 – 5 Datenverarbeitung im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit

1. Im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit über Vereinsaktivitäten können personenbezogene Daten in Aushängen, Informationsblättern des Vereins und in Internetauftritten veröffentlicht und an die Presse weitergegeben werden.
2. Hierzu zählen insbesondere Daten, die aus allgemein zugänglichen Quellen stammen, wie z.B. Teilnehmer an Vereinsveranstaltungen und am Vereinsbetrieb oder Zugehörigkeit zu Gruppen oder Organen des Vereins.
3. Die Veröffentlichung von Fotos und Videos, die außerhalb öffentlicher Veranstaltungen gemacht wurden, erfolgt ausschließlich auf Grundlage einer Einwilligung der abgebildeten Personen.
4. Auf der Internetseite der IHKW werden die Daten der Mitglieder des Vorstands, eventueller sonstiger Funktionsträger und Organisationsgruppen mit Vorname, Nachname, Funktion und ggf. E-Mail-Adresse veröffentlicht.

Artikel 4 – Zuständigkeiten für Datenverarbeitung/Vertraulichkeit

1. Verantwortlich für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben und die Erhebung, Verarbeitung und Aktualisierung personenbezogener Daten sind der/die Vorsitzenden und der/die Geschäftsführer/in.

2. Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der IHKW (z.B. Mitglieder des Vorstands, Rechnungsprüfer und Mitglieder von anderen Organisationsgruppen) dürfen nur im Rahmen ihrer jeweiligen Befugnisse Daten verarbeiten. Eine eigenmächtige Datenerhebung, -nutzung oder -weitergabe ist untersagt.

3. Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der IHKW, die Umgang mit personenbezogenen Daten haben (z.B. Mitglieder des Vorstands, Rechnungsprüfer und Mitglieder von anderen Organisationsgruppen), verpflichten sich zum vertraulichen Umgang mit personenbezogenen Daten.

Artikel 5 – Verwendung/Herausgabe von Mitgliederdaten und -listen

1. Die Listen von Mitgliedern oder Teilnehmern werden den jeweiligen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern im Verein (z.B. Vorstandsmitgliedern, Rechnungsprüfern, Mitgliedern von anderen Organisationsgruppen) insofern zur Verfügung gestellt, wie es die jeweilige Aufgabenstellung erfordert. Beim Umfang der dabei verwendeten personenbezogenen Daten ist das Gebot der Datensparsamkeit zu beachten.

2. Personenbezogene Daten von Mitgliedern dürfen an andere Vereinsmitglieder nur herausgegeben werden, wenn die Einwilligung der betroffenen Peron vorliegt. Die Nutzung von Teilnehmerlisten, in die sich die Teilnehmer von Versammlungen, Sitzungen und anderen Veranstaltungen zum Beispiel zum Nachweis der Anwesenheit eintragen, gilt nicht als eine solche Herausgabe.

Artikel 6 – Kommunikation per E-Mail

Beim Versand von E-Mails an eine Vielzahl von Personen, die untereinander nicht in ständigem E-Mail-Kontakt stehen und/oder deren private E-Mail-Accounts verwendet werden, werden E-Mails als „Bcc“ (blind carbon copy) versandt.

Artikel 7 – Rechte der betroffenen Personen

1. Die Rechte der betroffenen Personen beinhalten insbesondere ein
a. jederzeitiges Recht der Betroffenen auf Auskunft über die Verwendung der personenbezogenen Daten (Art. 15 DSGVO).
b. Recht auf Berichtigung oder Vervollständigung der verarbeiteten Daten (Art. 16 DSGVO),
c. Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),
d. Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO),
e. Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO) für den Fall, dass ein Betroffener mit der Verarbeitung personenbezogener Daten in obengenanntem Rahmen nicht einverstanden sein sollte. Dieser kann für die Zukunft durch einfache Widerspruchserklärung in Textform gegenüber der Präsidentin Unterlassung verlangen.
f. Recht auf Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO). Zuständig ist der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit in Rheinland-Pfalz.

2. Ferner kann jede betroffene Peron die Löschung seiner/ihrer personenbezogenen Daten verlangen (Art.17 DSGVO). Eine Löschung aller Fotos und Daten, die basierend auf einer ursprünglichen Zustimmung im Internet eingestellt wurden, kann nicht gewährleistet werden, da Fotos beispielsweise auch durch Dritte abfotografiert oder kopiert und weitergegeben worden sein könnten. Die IHKW kann für ein Verhalten Dritter nicht haftbar gemacht werden.

Diese Datenschutzerklärung wurde durch den Vorstand der IHKW am 04.12.2024 beschlossen und tritt sofort in Kraft.